1. 社員が自由に閲覧できるようにしておくこと

就業規則は会社の憲法に相当するものであり、経営者、社員双方が守らなければならない規則です。その意味では、経営者が作成・変更した就業規則を、社員はいつでも自由に見られる状態にしておく必要があります。 労働基準法上も、就業規則はすべての社員に周知する義務を経営者に課しています。
このように、社員がいつでも自由に就業規則を見ることができる状態にしておくことを「周知」といいます。 そのため、社員一人ひとりが、就業規則は今まで見たこともない、どこにあるかはしらないということのないようにしなければなりません。

2. 周知には3種類ある

周知方法は会社の事情に応じて、次の3つの中から選択します。

1の方法が一般的で、社内のキャビネットなどの中に入れておき、誰でもいつでも自由に取り出して読むことができるようにしておくものです。
また、2のように社員に就業規則を印刷して渡してしまう方法もありますが、これはあまりお勧めできません。理由はコピーが簡単にでき、社外に持ち出しができるなどの問題があるからです。
3の場合は、社内ネットワークで各自のパソコンから自由にアクセスできるもので、これに対しても印刷の禁止やアクセスの制限は必要です。

3. 労働契約法で周知徹底が要請

労働契約法第7条には、「使用者が合理的な労働条件が定められている就業規則を労働者 に周知させていた場合には、労働契約の内容は、その就業規則の労働条件によるもの」という判例で示されていた内容が明文化され、これにより、社員に就業規則を周知徹底することがますます重要になりました。
たとえば、重要な服務規律違反で社員を制裁処分にしようとしても、「就業規則は見たことがない」と指摘されると、使用者と社員間の労働条件が不十分とされ、処分が否定される可能性も出てきます。また、同法では労基法よりも広い範囲で周知を認めており、具体的には、規則内容の説明会での公表や採用時の説明、要旨の配布、社内報での掲載などは実質的な周知に含まれると解されます。